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                低風險創業

                財務報銷流程管理制度

                1.目的

                為了加強公司內部管理,規范公司財務報銷行為,倡導一切以業務為重的指導思想,合理控制費用支出,特制定本制度。

                2. 適用范圍

                適用公司全體員工。

                3. 借支管理規定及借支流程

                3.1 借款管理規定。

                3.1.1 出差借款:出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款,出差返回 5 個工作日內辦理報銷還款手續。

                3.1.2 其他臨時借款,如業務費、周轉金等,借款人員應及時報賬,除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。

                3.1.3 各項借款金額超過 5 000 元應提前一天通知財務部備款。

                3.1.4 借款銷賬規定:

                (1)借款銷賬時應以借款申請單為依據,據實報銷,超出申請單范圍使用的,須經主管領導批準,否則財務人員有權拒絕銷賬。

                (2)借領支票者原則上應在 5 個工作日內辦理銷賬手續。

                (3)借款未還者原則上不得再次借款,逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

                3.2 借款流程。

                3.2.1 借款人按規定填寫《借款單》,注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、支票或現金。

                3.2.2 審批流程:主管部門經理審核簽字→財務經理復核→總經理審批。

                3.2.3 財務付款:借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續。

                4. 日常費用報銷制度及流程

                4.1 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內,各項費用的累計支出原則上不得超出預算。

                4.2 費用報銷的一般規定。

                4.2.1 報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人簽名。

                4.2.2 填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據;嚴格按單據要求項目認真填寫,注明附件張數;金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內容或事由。

                4.2.3 按規定的審批程序報批。

                4.2.4 報銷 5 000 元以上需提前一天通知財務部以便備款。

                4.3 費用報銷的一般流程。

                報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單→須辦理申請或出入庫手續的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經理審核簽字→財務部門復核→總經理審批→到出納處報銷。

                4.4 差旅費報銷制度及流程。

                4.4.1 費用標準。費用標準按公司差旅費報銷標準執行。

                4.4.2 費用標準的補充說明:

                (1)住宿費報銷時必須提供住宿發票,實際發生額未達到住宿標準金額的,不予補償;超出住宿標準部分由員工自行承擔。

                (2)實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返回時間為準,12:00 以后出發(或 12:00 以前到達)以半天計,12:00 以前出發(或 12:00以后到達)以一天計。

                (3)伙食標準、交通費用標準實行包干制,依據實際出差天數結算,原則上采用額度內據實報銷形式,特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。

                (4)宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費,同時按比例(早餐 20%、午餐或晚餐 40%)扣減出差人當天的伙食補貼。

                (5)出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。

                4.4.3 報銷流程:

                (1)出差申請:擬出差人員首先填寫《出差申請表》,詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等,出差申請單由總經理批準。

                (2)借支差旅費:出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部,按借款管理規定辦理借款手續,出納按規定支付所借款項。

                (3)購票:出差人員持審批過的出差申請復印件,到行政部訂票(原則上機票一律用支票支付,特殊情況不能用支票的,需事先書面說明情況,經審批人簽字后報財務備案)。

                (4)返回報銷:出差人員應在回公司后 5 個工作日內辦理報銷事宜,根據差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》,部門經理審核簽字,財務部審核簽字,總經理審批;原則上前款未清者不予辦理新的借支。

                4.5 電話費報銷制度及流程。

                4.5.1 費用標準:

                按公司通訊費報銷標準執行。

                4.5.2 報銷流程:

                (1)公司人力資源部每月月初(10 日前)將本月員工手機費執行標準(含特批執行標準)交財務部。

                (2)財務部通知員工于每月中旬(20 日前)按話費標準將發票交財務部集中辦理報銷手續。

                (3)財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續。

                (4)員工到財務部出納處簽字領款(每月 25 日前)。

                (5)固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續,若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因,特殊情況報總經理批示處理辦法。

                4.6 交通費報銷制度及流程。

                4.6.1 費用標準:

                (1)員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車,在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車。

                (2)市內因公的公交車費應保存相應車票報銷。4.6.2 報銷流程:

                (1)員工整理交通車票(含因公的公交車票),在車票背面簽經辦人名字,并由行政部派車人員簽字確認,按規定填好《交通費報銷單》。

                (2)審批:按日常費用審批程序審批。

                (3)員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續。

                4.7 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程。

                4.7.1 管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統一管理,集中購置,并指定專人負責。

                4.7.2 報銷流程:

                (1)購置申請:公司行政部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算,實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規定報批。

                (2)報銷程序:報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單),按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(包括結賬小票)交財務部,按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。

                (3)費用歸集:財務部按月根據行政部提供的各部門領用金額統計表,歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用,待實際領用時分攤。

                4.8 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程。

                4.8.1 費用標準:

                (1)招待費:為了規范招待費的支出,大額招待費應事前征得總經理的同意。

                (2)培訓費:為了便于公司根據需要統籌安排,此費用由公司人力資源部門統一管理,各部門的培訓需求應及時報送人力資源部。人力資源部根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。

                (3)資料費:在保證滿足需要的前提下,盡量節約成本,注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》,在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發票背面簽字)。

                (4)其他費用:根據實際需要據實支付。

                4.8.2 報銷流程:

                (1)招待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。

                (2)培訓費由人力資源部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。

                (3)資料費在報銷前需辦理資料登記手續,按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續。

                (4)其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。

                5. 工薪福利及相關費用支出制度及流程

                5.1 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等,此類費用按照資金支出制度相關規定執行。

                5.2 工薪福利支付流程。

                5.2.1 工資支付流程:

                (1)每月 20 日由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交財務部。

                (2)總經理提供職工月度獎金分配表。

                (3)財務部根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表。

                (4)按工薪審批程序審批。

                (5)每月 25 日由財務部通過銀行代發形式支付工資。

                (6)每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。

                5.2.2 臨時工資支付流程同工資支付流程。

                5.2.3 社會保險及住房公積金支付流程:

                (1)由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理。

                (2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉賬支票支付;社會保險金由財務部協助人力資源辦理銀行托收手續,財務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認,若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。

                5.2.4 其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單→經部門經理簽字確認→財務經理進行財務復核→報總經理審批,審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續。

                6. 專項支出財務報銷制度及流程

                6.1 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。

                6.2 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。

                6.2.1 填寫購置申請:按公司《資產管理制度》相關規定填寫《資產購置申請單》并報批。

                6.2.2 報銷標準:相關的合同協議及批準生效的購置申請。

                6.2.3 結賬報銷:

                (1)資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后,經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續,按規定填寫報銷單(經辦人在發票背面簽字并附出入庫單)。

                (2)按資金支出規定審批程序審批。

                (3)財務部根據審批后的報銷單以支票形式付款。

                (4)若需提前借款,應按借款規定辦理借支手續,并在 5 個工作日內辦理報銷手續。

                6.3 其他專項支出報銷制度及流程。

                6.3.1 費用范圍:其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。

                6.3.2 費用標準:此類費用一般金額較大,由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性研究分析、費用預算及相關收益預測表等),經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。

                6.3.3 財務報銷流程:

                (1)審批后的報告文件到財務部備案,以便財務備款。

                (2)簽訂合同:由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同(合同簽訂前由公司法律顧問的審核,合同應注明付款方式等)。

                (3)付款流程:

                ——由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷單(填寫規范參照日常費用報銷一般規定)。

                ——按審批程序審批:主管部門經理審核簽字→財務復核→總經理審批。

                ——財務部根據審批后的報銷單金額付款。

                ——若需提前借款,應按借款規定辦理借支手續,并在 5 個工作日內辦理報銷手續。

                7. 報銷時間的具體規定

                為了協調公司對內、對外的業務工作安排,方便員工費用報銷,財務部將報銷時間具體安排如下所示。

                7.1.1 財務報銷:公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的 28 日以后,為了便于財務部集中時間月末結賬,該報銷日停止財務報銷。

                7.1.2 借支及其他業務不受以上的時間限制,可隨時辦理。

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